A. Gmail では、送受信のユーザーを限定したり特定の文が本文内にあった際に送信を制限するなど、細かい設定が可能です。
いくつかヘルプトピックをご案内します。ご参考ください。
メールの送信相手を、承認済みのアドレスまたはドメインのユーザーに制限する
https://support.google.com/a/answer/2640542?hl=ja
コンテンツ コンプライアンス ルールの設定
https://support.google.com/a/answer/1346934#zippy=
Chat 
Chrome 
Classroom 
Forms 
Google検索 
Jamboard 
Keep 
Meet 
Youtube 
カレンダー 
グループ 
サイト 
スプレッドシート 
スライド 
ドキュメント 
ドライブ 
管理コンソール 
