【前編】Microsoft 365 Copilot と挑む作業効率化 – もう「使えない」とは言わせない、AIが創る新時代のワークスタイル
Microsoft 365 Copilot という名は知らなかったとしても、Microsoft の AI といえばおわかりかと思います。
そう、Microsoft 365 Copilot は、マイクロソフトがMicrosoft 365 サービスおよびアプリに組み込んだ AI 機能です。
Microsoft 365 Copilot と言えば、Microsoft 365 ホーム (Webページ) 内の Copilot ページにある AI チャット Microsoft 365 Copilot Chat がまずは思い浮かぶと思いますが、それをちょっと使っただけでは Microsoft Copilot の実力は測れません。
Excel や Word などのいわゆる Office ソフトに組み込まれた Copilot 機能を使ってみてはじめて、Microsoft Copilot って頼れるやつだ！と実感できると思います。
マイクロソフトは、「少子化、高齢化の進む我が国にとって国民一人ひとりの労働生産性を上げることは至上命題。そこに AI が貢献する機会は大きい」と言い切っていますが、とは言え現段階では、労働生産性向上とか、AI に仕事を任せるとか、とても信じられないと思われる方が多いのではないでしょうか。
実際、私も肌感として「AI は役に立たない」と評する人は予想以上に多いと感じています。 でも、この Microsoft 365 Copilot は、それで片づけてしまうのはあまりにもったいない。
どんな便利ツールも同じですが、特性を知り使いこなしてこその便利ツールであり、AI はその筆頭なのです。
前置きが長くなりましたが、本記事では AI の中でも特に身近な Microsoft 365 Copilot に焦点を当て、Copilot に何ができるのか、Copilot は本当に便利ツールなのか、私たちの仕事のやり方は変わるのか、なぜ「賢くて頼りになる友人」と称されるのか、その真偽と理由をご説明します。
Microsoft 365 Copilot の概要
Microsoft 365 Copilot とは、Microsoft 365 Apps、SharePoint Online、Exchange Online などの Microsoft 365 アプリおよびサービスとマイクロソフトの AI が完全に融合した、これまでの Microsoft 365 体験を大きく塗り替える便利ツールです。
Microsoft 365 Copilotは、それぞれが異なる特色を持つ複数の Copilot 機能の総称です。 Excel や Word などの Office アプリの中で使用するもの、Webページからチャットのように話しかけて答えを得るものなどさまざまな Copilot が存在します。
あまりに多いのでここですべてをご案内はできませんが (全貌はこちらを)、これらが必要に応じて絶妙に連携することで、ユーザーの皆様の PC 作業のお手伝いをし、業務を効率化します。
Microsoft 365 Copilot と一口にいいますが、実は各アプリに含まれる Copilot はそれぞれ異なる機能を持ちます。
各アプリの機能に沿った、そのアプリをより便利に使う機能を Copilot が付加的に提供してくれるので、アプリの機能が違えば Copilot の機能も違うのです。
覚えておいてほしいのが、Copilot の利用にあたっての共通用語「プロンプト」です。
Copilot を使う際に呼びかける文章をこう呼ぶのですが、このプロンプトの内容や書き方、質問や依頼の仕方を工夫することで Copilot が生き生きと働いてくれます。
Microsoft 365 Copilot は守備範囲が広く、なかなか簡潔にまとめるのが難しいサービスですので、この記事も前後編の 2 部構成でのご案内です。
まず前編では、Microsoft 365 Copilot を利用する前に押さえておきたい重要ポイントをいくつかご案内しましょう。
チャット式 AI と Microsoft 365 Copilot の最も大きな違いは？
Microsoft 365 Copilot にも Microsoft 365 Copilot Chat というチャット式 AI サービスがあります。
Microsoft 365 ホームにサインインすればすぐに利用できる、チャット ウィンドウに質問文を入力して回答を得ることができるもので、これだけを見ると Copilot ってあちこちでよく見かける AI チャット サービスのことなんだねで終わってしまいそうです。
ですが、Microsoft 365 Copilot は Webページからだけではなく、Excel や Word などの Microsoft 365 アプリ内からもそのまま利用できます。
いいえ、ただアプリにチャットウィンドウが開いて Q&A できて楽だね、というだけではありません。
Excel や Word アプリ内で「プロンプト」を入力し、Excel や Word などのアプリに作業を依頼することができます。
「プロンプト」は日本語で入力 (マイクデバイスがあれば音声入力も可能) できますから、日本語で話した内容がそのままコマンド (命令文) として使えることになります。
Excel や Word などのアプリの機能を活用した操作を、日本語で指示して実行させることができるという体験は、AI に質問して答えを得るだけのチャットとは使い勝手がまるで違います。
これが Microsoft 365 Copilot が他の AI サービスと最も異なる点です。
はじめは Copilot に何をどう頼めばいいのかわからないと思いますが、アプリ内で折に触れさまざまなおすすめプロンプトが提示されますし、便利に使えるサンプル プロンプト集が公開されていますので、Copilot にどんなことができるのか、おそらくそう長くない時間で掴めてくるでしょう。
参考情報：
Copilot for Microsoft 365 ここから始める、すぐに使えるプロンプト集! – Microsoft for business
Copilot プロンプトの詳細 – Microsoft サポート
Microsoft 365 Copilot で社内の情報を完璧に活用
気軽に使える一般的なチャット式 AI サービスでは、情報ソースはインターネット上のコンテンツです。
情報量は膨大ですので得られない情報は無いといっても過言ではないとは思いますが、インターネットには公開されていない社内の機密情報については、外部の AI は当然のことながら考慮してくれません。
しかし、業務で AI を役立てようと思ったら、社内の情報や自分だけが持っている過去の実績、SharePoint ドキュメントライブラリや OneDrive に格納されているファイルの情報も AI が持ってきてくれたら、業務スピードは一気に加速できるはずです。
Microsoft 365 Copilot は、セキュリティで守られたドキュメントを、そのドキュメントに対して権限を持つ人だけに提示します。
つまり、自分がアクセス権を持つチームの SharePoint や、自分の OneDrive にある情報を、Copilot に指示して利用させることができるのです。
どこかにはあるはずの昔の資料を探すのに、SharePoint ドキュメントライブラリや OneDrive を何時間もかけてさまよった経験のある人は多いかと思います。
これは、自分が求めている情報がそのコンテンツのメインではないなど、ファイル名やファイルの格納場所から情報のあるなしを見極めることが難しい場合に往々にして発生するのですが、Microsoft 365 Copilot はこんなケースであっても該当の情報をピックアップして、同時に情報ソースとなるファイル名とそのありかを提示してくれます。
毎回ファイルを開いて全ページをななめ読みしたり、Ctrl + F で検索したりする必要が無いのでとんでもない時短につながります。
もちろん、権限のない人にうっかり機密情報を見られないよう管理者はドキュメント類の管理を厳密に行う必要がありますが、これは情報漏洩対策においても重要な構成ですのでこの機会に改めて考えましょう。
なお、Copilot はユーザーが入力した「プロンプト」や、Microsoft 365 に格納した Copilot がアクセス可能な文書の情報を自分の学習には利用しません。
Copilot に質問したらそれが再利用されてインターネット上に自分の情報が拡散されるのでは、といった心配は不要です。
参考情報：
Microsoft 365 Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ | Microsoft Learn
Microsoft 365 Copilotデータ保護と監査アーキテクチャ | Microsoft Learn
Microsoft 365 アプリ内での「プロンプト」が予想以上に賢い
繰り返すようですが、Microsoft 365 Copilot のメイン機能は、Excel や Word などの Office アプリ内での「プロンプト」の実行です。
プロンプトは、ある程度のお作法はあるものの、例えば Excel シート上のテーブル データを使ってどんな結果が欲しいのか、どういう視点で分析すればいいのかなど、日本語で質問すると日本語で答えを返してくれ、時には自動でグラフやピボット テーブルを作ってくれたりします。
もともとプログラマーだった私は、そんなのマクロの記録を使って VBA 作って自動化を… とか考えてしまいますが、同じ作業を何度も繰り返すなら自動化も確かにありです。
しかし、AI がこなす仕事はプログラミングされた既定の内容ではなく、毎回同じではありません。
都度必要な作業を日本語で依頼して AI が数分で返してくれるなら、これは使わない手はないなと素直に脱帽します。
また、メールやドキュメント ファイルなどの情報を要約し、これをもとにPowerPoint のスライドを作ることもできたりします。
PowerPoint には、スライドのタイトルや内容を見てデザインを提案してくれる機能がありますが、これもたくさんのスライド案から気に入ったものを自分で選ぶという手間があり、作業には意外と時間を要するものでした。
Microsoft PowerPoint の Copilot なら、必要な情報を検索し使えそうなドキュメントを見つけたらそこから PowerPoint スライドを新規に作成する作業が、ほぼ数クリックで完了します。
できあがった資料の見直しと修正は必要ですが、それでも大幅な時短を実現できると言っていいでしょう。
参考情報：
Excel の Copilot のヘルプとラーニング
PowerPoint での Copilot のヘルプとラーニング
Microsoft 365 Copilot を上手く使うコツ
このように、我々の想像をはるかに超える (かもしれない) 高い能力を持つ Microsoft 365 Copilot ですが、やはりお付き合いする上でのマナーというか、コツのようなものは存在します。
すでに何度か触れていますが、AI とのやりとり (Copilot では「プロンプト」) では、利用時に単語を区切った形で文言を入力しても欲しい情報は得られません。
頼みたいこと、知りたい内容を簡潔にまとめた文章を「プロンプト」として入力する必要があります。
例えば、先日大規模な商品展示イベントに参加した企業が、ブースに集まってくれた見込み客のデータ (Excel ファイル) を持っているとします。 (個人情報の利用については承諾を得ているものとします)
営業担当者が自分の担当領域の見込み顧客を絞り込んで新製品の案内をしようと考えた時、このデータをどう活用しますか？
これを Microsoft Excel の Copilot に依頼するとします。
その時のプロンプトは「関東 食品卸 メールアドレス 表」のような、検索エンジンのキーワード入力のイメージで入力しても、Copilot は理解してくれません。 (おそらく人間にも理解できません)
Microsoft Excel の Copilot に依頼するプロンプトとしては、たとえばメールアドレスがあって、輸入缶詰に興味がありそうな関東地区の卸会社の一覧を作成し、このようにしてほしいことを具体的に、普通の日本語文章で入力します。
「作って」とか、そんなラフでいいの？と思ってしまいそうですが、大丈夫です。 Copilot はフレンドリーです。
Excel のテーブルデータにメールアドレス、興味のある商品カテゴリ、住所、社名などの必要な列があれば、Copilot は適切に解釈してこちらの欲しい情報をまとめてくれるでしょう。
上司や同僚に相談するとき、単語をつなげたような短い文で相談するでしょうか？
できるだけこちらの状況や知りたいことがわかるように、必要な情報をもれなく含めた文章を作るかと思います。
誰かに作業を依頼するときに、「これやっといて」とだけ伝えてこちらの期待に沿う結果が得られるでしょうか？
Copilot は賢くて頼りになる友人です。
上司や同僚に相談するように話しかけ、作業のヘルプを求めるように依頼をすることができます。
上司や同僚たちと会話をするのと同じように Copilot とコミュニケーションをとるのが、Copilot と真の友人になれる (つまり、最善の結果を得ることができる) 最大の秘訣です。
なお、Copilot では利用者のデータやプロンプトとして入力した内容を大規模学習データ (LLM) のトレーニングには使用しないと、公開情報に明記されています。
個人情報を含むデータを Copilot で扱ったとしても、Copilot 経由での漏洩はありません。
安心して Copilot に作業を依頼しましょう。
参考情報：
Copilot for Microsoft 365 ここから始める、すぐに使えるプロンプト集! – Microsoft for business
Microsoft 365 Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ | Microsoft Learn
「AI は時に間違える」こともある
最後にご案内するのが、最も重要な忘れてはならないポイントです。
AI は完全ではなく、誤った情報を提示してくることもあります。
これは Microsoft Copilot といえども同様で、やはり時々は少々ずれた情報を出してくることがあります。
似通った、でも全く異なるものの情報が混ざって解釈され、正しいように見えて実は間違っている情報ができあがってしまうことは実際にあります。
しかし、だからといって本当に「仕事では使えない」のでしょうか？
誰に頼んだとしても、自分の仕事である以上、最終的な内容チェックは自分自身で行いませんか？
Copilot を活用すれば、社内外含めたさまざまな情報ソースからの要点をもれなく提示してくれて、概要を箇条書きでまとめあげてくれます。
所要時間はものの数分です。自分で作業しても、誰に頼んだとしても、ここまでのスピードで情報収集を終わらせることは難しいでしょう。
あとは、Copilot が提示した情報が目的と合致するか、意図に沿っているかを情報ソースや自分の知識と照らし合わせて確認し、少々ずれた内容は修正または削除し、最後に文体をととのえたら (これも Copilot にお願いすることができるはず) ほぼ完成です。
すべてのプロセスで大幅な時短が見込めます。
時には誤った解釈を返すこともあるが、作業時間を大幅に削減することができる。
うっかり忘れてしまいがちな情報もちゃんとピックアップしてくれるので必要な情報を書き忘れるミスを防げる。
ちょっと違う情報が出てきても、情報ソースを確認して人間が軌道修正すればいい。
完全に任せきる、仕事を丸投げでやらせるのではなく、人間と AI がおたがいを相棒として一緒に仕事をするのなら、AI は「使えないやつ」では決してなく、「賢くて頼りになる友人」になるはずです。
参考情報：
Microsoft 365 Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ | Microsoft Learn
後編に続く
ここまで読んでいかがでしたでしょうか。
冒頭で申し上げた通り、AI に関してはその有用性に懐疑的な意見も少なくないですが、この記事を通して少しでも AI、特に Microsoft 365 Copilot の可能性を信じる気持ちになっていただければ嬉しいです。
さて後編では、Microsoft 365 Copilot とともに暮らす人々の日常をサンプル ストーリーとしてご紹介する予定です。
さまざまな立場で PC を使う人々が Microsoft 365 Copilot を使うことで、仕事が、暮らしがどう変わるのか。
作業効率化だの時短だの、本当にできるのか。ご期待ください。
▼後編はこちら
【後編】Microsoft 365 Copilot と挑む作業効率化 – もう「使えない」とは言わせない、AIが創る新時代のワークスタイル
TD SYNNEXでは、お客様のクラウド サービスを利用したお仕事環境をより便利に、より安全に、より効果的に整えるお手伝いをするサービスも提供しています。
「社内情報の整理が進まず、AI で情報活用をしたくとも先が見えない」「 情報漏洩も心配だ」 このようなお悩みをお持ちの企業様は少なくはないのではと感じます。
AI を効果的に利用するには、社内の情報が体系立てて分類管理されていることが重要ですが、Microsoft 365 なら情報の管理整理と同時にセキュリティ対策も実現できます。
どのような対応ができるか、ぜひご相談ください。
Microsoft 365 Copilot | TD SYNNEX株式会社
Microsoft 365等クラウドアプリのセキュリティ対策 | TD SYNNEX株式会社
[著者プロフィール]
TD SYNNEX 株式会社 | 大久保 直美
アドバンスドソリューション部門 ハイブリッドマルチクラウドSE部
キャリアのスタートは汎用機での COBOL 言語プログラマー。
その後 Windows PC 普及の波に乗り、サポートエンジニア、Visual Basic プログラマー、インターネット コミュニティ管理者、プリセールス支援などを経験。
クラウドを中心としたビジネス開発提案を支援するためTD SYNNEXへ入社、Microsoftのクラウド製品全般を担当。
好物は Microsoft Access。
