Google Workspace が選ばれている理由
数あるオフィスツールの中で Google Workspace が選ばれている理由について、実際の導入事例とお客様の声をご紹介します。
はじめに
ITが当たり前に浸透した現在において、便利なオフィスツールの導入は企業の生産性に大きくかかわる要素となっています。
この記事では、他にもツールがある中で、Google Workspace が選ばれている理由について、Google が公開している Google Workspace の「導入事例 」から、数社の導入事例をピックアップし、活用ポイントともにご紹介します。
Gmail
Gmail は Google が提供しているウェブメールサービスです。
自社ドメインの使用が可能で、グループメールアドレスも無制限に作成することができ、可能稼働率99.9％が保障されているほか、迷惑メールや不正なソフトウェアのブロックなど、多くの機能が用意されています。
Google Workspace の導入の決め手として Gmail を挙げる企業は少なくありません。
メールに関する課題
企業の多くが日常的にメールを利用される中、場合によってはメールボックスの容量不足やメールサーバーの課題などに悩まされているのではないでしょうか。
株式会社ディップは、データセンターに置いたメールサーバーの老朽化が深刻になり障害が頻発し、メールボックスの容量不足に困っていました。
また、横浜ベイシェラトン ホテル & タワーズもPOP 受信をしていたために、ローカルにメールが溜まり、最終的には受信したメールの消失が頻繁に起こるような状況になっていました。
同様のお悩みを抱えている企業は多いのではないでしょうか。下記は多くの企業が抱えるメールに関する課題の例です。
- メールボックスの容量不足
- 必要なメールを探すのに時間がかかっている
- 自社サーバーの運用保守に課題がある（ハードの保守、ハウジングサービスの運用コスト、サーバーメンテナンスの負荷など）
- 特定のパソコンや通信環境下でのみの閲覧制限などのセキュリティ対策
- スパム対策
- メールファイルの消失や紛失のリスク
メールの課題解決
Gmail は、従来のメール／メーラーが抱えていた課題を解決することができます。
その便利さが導入を決心したきっかけだと回答している企業も多くいます。Google Workspace 環境で Gmail を利用することで、メールに関する課題を下記のポイントで解決できます。
- データ容量は有料版の最低エディションでも30GB
- メール検索時間の短縮
- サーバー運用保守が不要
- メールのラベル管理が可能
- Web メールなので社外からのアクセスも容易
- 高度なセキュリティ
株式会社ディップでは、下記のように導入の効用を語っています。
従来のメーラーでは、過去のメールの検索に時間がかかっていました。その点、Gmail の検索スピードの速さはいいですね。また、「ラベルを使ったタスク管理が便利」という声もありました。
過去のメールが必要になった際、通常のメーラーでは非常に時間がかかります。
しかし、Gmail はスピーディにメールにアクセスすることができます。
また、差出人、受取人、件名、特定のキーワードの有無、サイズなど、検索の条件も細かく設定することが出来るため、検索結果を早く・確実なものにすることができます。
ラベル機能もメールの検索に非常に役立ちます。
従来のメールのフォルダ管理では、1つのメールで同時に複数の案件が進行している場合などは分類に困ることもあります。
しかし、Gmail はラベル機能があるため、1つのメールに複数のフォルダのような分類を行うことができます。
「差出人が特定のドメイン」「本文に”請求書”を含む」「ファイルサイズが10MBより大きい」といったフィルタを作成し、ラベリング条件に定めるとメールに自動的にラベルが付与されるようになります。
上記の例の場合、「本文に”請求書”を含み、ファイルサイズが12MBある」メールには両方のラベルが付与されます。
横浜ベイシェラトン ホテル & タワーズが、Google Workspace を導入した決め手は、「25 GB の容量（※2009年当時）の容量があったことに尽きます。」と述べています。
メールボックスの容量不足に課題をお持ちの企業において、1ユーザーあたり 30GB ～ 5TB （※エディションによって異なります）のデータ容量が用意されているというのは心強い環境ではないでしょうか。
もちろんメール以外のドライブ上のファイルも併せた容量ですので、容量のすべてがメールに使用できるわけではありません。
しかし、1GB や 2GB のやりくりで頭を悩ませている環境よりは、ゆとりを持った運用ができることは間違いないでしょう。
また、株式会社ディップでも、横浜ベイシェラトン ホテル & タワーズでも、Gmail のモビリティとセキュリティにも優れている点を良かった点として挙げています。
営業担当者が多い同社では、社外からモバイル端末で簡単にメールを使えるようになり、かつ必要なセキュリティ対策が講じられていることも大きい。従来は VPN 経由でしかアクセスできず、時間がかかっていたからだ。 ―—―— 株式会社ディップ
一人ひとりがパソコンを持っている業態ではないので、以前はメールを設定している端末まで行かないと、その内容を確認することができませんでした。Google Workspace を導入したことで、現場スタッフがホテル内で使用するパソコンを選ばずともメールチェックできたり、ポータルサイトにアクセスできたりするようになりました。 ―—―— 横浜ベイシェラトン ホテル&タワーズ
Gmail の導入事例
Gmail は「パソコンの前に居なければメールチェックができない」という既存の環境に変革をもたらしました。
それもまた、Gmail がセキュリティ面でも優れていると判断されたからこそ実現できたことです。
そして、迷惑メールや不正ソフトウェアのブロックも、外部でも快適に素早くアクセスできるメリットに一役買っているでしょう。
メーラーに外部からアクセスできたとしても、結局スパムメールの削除に時間を取られていては、必要なメールに辿り着くまでに時間がかかってしまうためです。
このように、Gmail では「ただ従来のメールが便利になる」だけではなく、「これからの多様な働き方に対応」することができます。
ほか
ドライブ
ドライブ は ファイルの保管、アクセス、共有を 1 つの安全な場所でまとめて行うことができるストレージサービスです。
多種多様なファイルの保存が可能で、クラウドストレージであるため、いつでもどこでもアクセスすることが可能です。
ファイルの共有や編集は制限をかけることができるため、特定のユーザーにのみ共有、グループやユーザー単位での編集権限を付与、外部への情報流出のリスクの軽減など、単なるファイルの保存場所としてだけでなく、管理ツールとしても優れています。
情報管理の課題
情報を管理する上では、安全であることや最新であることが重要です。
しかし、それを実現するためには多くの課題や制限があり、コストの問題も無視することはできませんでした。下記は多くの企業が抱える、情報管理に関する課題の例です。
- 最新のデータが迅速に共有されていない
- ファイルの保管場所のばらつき（個人端末、自社サーバー内）
- 特定の環境でしかアクセスできない、セキュリティの問題
- 自社サーバーの運用保守の問題（ハードの保守、ハウジングサービスの運用コスト、サーバーメンテナンスの負荷など）
- 端末本体の容量圧迫
- 大きすぎるファイルがメールで送受信できない
株式会社シージェイ・システムでは、それまで書類の送信はメールが基本であったため、誤送信のリスクがありました。
受信側のローカルへのダウンロードのメモリ消費も問題となっていたといいます。
そして、顧客への情報共有をメールで行っていましたが、大容量のファイルが送れない場合、実際に書類を現地に届けなければなりませんでした。
大容量のメールを送信できないある取引先には、プリントアウトした書類を毎日届けなければならなかった。往復 40 km で、降雪のある冬場だと 2 ～ 3 時間を要する。印刷代も月 5 ～ 6 万円かかっていた
このように、リスクの管理と移動時間と印刷費用の問題を改善できるツールを探していたといいます。
情報管理の導入事例
ドライブでは、閲覧や編集に制限をかけられる権限の機能、即時性のある共有の機能があるため、情報共有やコラボレーションが非常にスムーズです。
ドライブ上ではファイルの検索も可能なため、ディレクトリルートを辿ることなくファイルを見つけることも可能です。
Microsoft Office で作成した ワードやエクセルなどのファイルも利用することができます。Microsoft Office のファイルはアップロードするだけ、Google Workspace のファイルもダウンロードするだけで適した形に変換されるので、互換は容易です。Google Workspace 環境でドライブを利用することで、情報管理に関する課題を下記のポイントで解決できます。
- データは即時反映
- ファイルの保管場所の一元管理
- どこからでもセキュアにアクセスできる
- 自社サーバーの運用保守が不要になる
- クラウドストレージなので端末の容量を圧迫しない
- ファイル自体が大きくても相手に共有することができる
株式会社シージェイ・システムでは、ドライブでのファイルの管理が可能になったことで、リスクの管理、移動時間と印刷費用のすべてをクリアすることができたのです。
書類の送信がメール添付で行われると誤送信されるリスクがあり、また受信側はローカルにダウンロードしなければなりませんからメモリを消費します。Google ドライブでの共有ならば、アクセス権がコントロールできますし、ダウンロードも不要です
もしもメールの宛先を誤ってしまった場合でも、Google ドライブでファイルを正しく共有していれば、メールの誤送信先はファイルを閲覧することができ、情報漏洩のリスクを軽減することが可能です。
そして、ファイルはドライブ上にあるため、端末本体のメモリを消費することはありませんし、必要な場合は従来通りダウンロードすることもできます。
大洞印刷株式会社は、Google Workspace 導入当初は主な課題はメールに関する事柄でした。
メールの容量不足、スパムメールの増加、ファイルサーバーのメンテナンス負荷の増大、外出先からのメール確認要求などの課題を、Gmail で解決したあとに、ドライブを活用して業務の効率化に役立てています。
スピードを緩めることなく、作業の合理化をするためには、リアルタイムで「共有」と「作業」の両方ができる Google ドライブは最適でしょう。
Google Workspace のドライブが「本来やるべき仕事に専念できる環境」を支えてくれたといいます。
リアルタイムで作業できることで業務スピードを早くしたいのです。「報告」ではなくて、「共有」という考えでドキュメントを管理していくことで、当社の強みである「レスポンスの早いビジネス」ができるようになりました ―—―— 大洞印刷株式会社
ファイルを作成し、メールに添付して、相手が編集し、返送されるのを待ち、それを確認して再編集し、それをメールに……といった手間は発生しません。
同一のファイルを扱うことで、どれが最新版かわからなくなる問題も回避することができます。
ほか
サイト
サイト は 簡単にサイトを作成することができるサービスです。
HTML、CSS、javascript、PHP など、プログラミングの知識がなくても、画面上でクリック、ドラッグ＆ドロップすることで編集できます。
作成したサイトは、アクセスの制限・共有の設定が可能であり、通常のウェブサイトとしての利用はもちろんのこと、社内のイントラサイトとしても活用することが可能です。
情報共有の課題
社内にポータルサイトを作って運用している企業様もいらっしゃると思いますが、使い勝手が悪かったり、活用者が少なかったりするケースも少なくないのではないでしょうか。下記は多くの企業が抱える、情報共有に関する課題の例です。
- 社内で情報共有や発信がうまくできていない
- 関連ファイルに直接アクセスできない
- 社外からは閲覧できない
- 情報発信が一方的
- 用途が限定的
メールやチャットで情報を伝達していることもあるかもしれません。
その場合はポータルサイト以上に制限や不便が多く、タイムラグや見落としが発生し、情報の管理が難しいこともありえます。
一般社団法人セレッソ大阪スポーツクラブでは、情報共有に課題を抱いていました。
カテゴリーが多く、活動地域が分かれていることもあり、それがなかなか難しい状況でした。月に 1 回、全体ミーティングで顔を合わせても、細かい情報共有ができていないがゆえに、ミーティングのクオリティが低かった。
貴重な情報はそれぞれが所持しているのに、共有に難があるために、ミーティングの質を上げることができないというのは非効率な状況です。
株式会社ぐるなびでは、ファイルの共有や情報の一元管理の問題を解消するために、ポータルサイトを作りたいと考えていました。
知識不足の人がメールに重いデータ量のドキュメントを添付して送信し、サーバーをダウンさせてしまうという事態が何度か生じていた。また、グループウェアのファイル共有機能とは別に、それとは連動していないファイルサーバーもあって、それらを使い分けるルールが確立されていなかった。そのため、ドキュメントがたまる一方でサーバーの増設を重ねなければならず、また収納したドキュメントは検索ができず探し出すのが一苦労という状態にあった。「このため、各部署から『ドキュメントや情報の在り処にリンクできるポータルサイトをつくりたい』といった声が上がっていました。
必要な情報がどこにあるかわからないというのは、使用者にとっても管理者にとっても不便です。
情報共有の課題解決
Google サイトは情報共有の面で非常に優れています。
社内ポータルとしての利用はもちろん、共有設定を使用することで特定のユーザーや社外ユーザーにもアクセスさせることが可能です。
また、サイト上には Google Workspace 上のファイルを埋め込むことができ、埋め込まれたファイルの権限が保持されます。
編集についても、グリッドデザインレイアウトであり、編集はクリック、ドラッグ＆ドロップで行えます。
パソコン、スマートフォン、タブレットそれぞれに応じて見やすい形に自動でレイアウトしてくれるため、デザインに頭を悩ませる必要もありません。
Google Workspace 環境でGoogle サイトを利用することで、情報管理に関する課題を下記のポイントで解決できます。
- 関連ファイルに直接アクセス、直接表示が可能
- 社外からセキュアに閲覧できる
- 権限設定を行えば双方的な情報発信が可能
- 幅広い用途
- 編集のための専門知識が不要
こうしたメリットを受け、一般社団法人セレッソ大阪スポーツクラブではサイトを活用し、情報共有が活性化されました。
サイトデザイン面でも工夫をすることで、ユーザーの利用が促進された事例です。
導入後は、サイトを立ち上げ、そこからすべてのドキュメントにアクセスできるようにしました。…入り口をすべてアイコン化して、スマートフォンのようなデザインに。これが功を奏して、一気に浸透していきました。 さまざまな情報をドライブで共有するようになり、変わった部分はたくさんあります。
株式会社ぐるなびにおいても、サイトに FAQ を作ることで、ヘルプデスクの作業の合理化と、社員が「そこを見れば解決できる」という場の構築に成功しています。
「ヘルプデスクを担当することになったのですが、その一環として Google サイト を使って Gmail などの使用法に関する FAQ サイトをつくりました。質問事項をどんどん追加していったので、聞かれても『FAQ を見て』で済ますことができるようになりました」
サイトには、Google ドライブのフォルダ、Google ドキュメントやスプレッドシート、カレンダーなど、Google Workspace のコンテンツへ簡単にアクセスすることが可能なため、活用の可能性は無限にあります。
ほか
まとめ
Google Workspace のサービスはここで紹介したGmail、ドライブ、サイトの他にも数多くあります。
ご利用いただけるアプリケーション
そして、今回ご紹介したのは導入事例のほんの一部です。
他の事例は 「導入事例 」からもご確認いただけます。
こうして多くの企業が、Google Workspace を選び、良かったと実感していることが伺えます。
現代では、パソコンを常時使用していない業種においても、情報のチェックは必要不可欠になっています。
そうした環境の中で、安全性、利便性、機能性すべてが揃っているオフィススイートであるということが Google Workspace が選ばれている理由です。
ぜひ導入をご検討ください。
