中小企業や個人事業主がGoogle Workspaceを導入するメリットとは？
個人事業主や中小企業向けにGoogle Workspaceを導入するメリットを簡単にご案内します。
はじめに
多種多様なIT化、リモートワークの推進など、労働環境は日々大きく変化しています。
また、生産性向上や業務効率の改善はどの企業も課題として抱えています。
不可避の課題を解決すべく、グループウェアの導入を検討されている企業様も多いのではないでしょうか。
「数百万もするツールを入れる予算がない」
「使い慣れたツールから乗り換えるのは大変」
「人員変動によるライセンスやユーザーの管理が大変」
「ソフトウェアが最新版で統一されていないせいでミスやロスが起きる」
「セキュリティの問題をどう解決すればいいのかわからない」
上記のようなお悩みをお持ちの個人事業主や中小企業に使っていただきたいGoogle Workspaceをご案内します。
Google Workspaceのおすすめポイント
こちらのページでは、Google Workspace の製品ページで紹介しきれなかったメリットをご紹介しています。
特徴や基本的な機能などは、製品ページで紹介しておりますので、是非製品ページも併せてご覧ください。
Google Workspaceは旧G Suite
Google Workspace は2020年10月に G Suite からリブランドしたサービスです。
G Suite の名称の方が馴染みのある方がいらっしゃるかもしれません。
現在ではG Suiteの新規契約は行っておらず、Google Workspaceのみであり、既存の G Suite ユーザーも順次 Google Workspace に切替えられています。
機能面で差異はありますが、サービスとしては本質的に同じものです。
小規模から大規模まで対応
Google Workspaceは、1アカウントから導入できます。
零細企業はもちろん、個人事業主やフリーランスであっても最低限の予算で運用可能です。
必要な分を必要なだけご契約いただけますので、大きな予算が確保しづらい中小企業などにもオススメです。
大企業で契約アカウント数が300を超える場合は、特定の料金プランをご契約いただくことになりますが、それ以下の場合は料金プランはご自由にお選びいただけます。
- Business Starter：有料版で最も安価なプラン。基本的なアプリが揃っている。
- Business Standard：バランスの取れたプラン。一部のアプリが Business Starter より機能拡充されている。
- Business Puls：特にセキュリティ面で優れたプラン。一部のアプリが Business Stanard からさらに強化されている。
- Enterprise：アカウント数が300を超える大企業向けのプラン。
自社ドメイン
Google Workspace の無料版では、メールアドレスは ～～@gmail.com しか利用することはできません。
有料版では ～～@companyname.com 、 ～～@office-name.co.jp などの自社ドメインのメールアドレスが、Gmail のプラットフォームで利用可能になります。
また、自社ドメインのメールアドレスの送受信が Gmail でできるようになれば、他の Google Workspace の機能と連携しやすくなり、利便性の向上が期待できます。
- 不在時に送信されたチャットメッセージの確認
- Google App Script を用いてメールに関する作業の自動化
- 数クリックでビデオ会議の予定を確認、ビデオ会議に参加 など
ストレージ容量はユーザー数でプール制
Google Workspace はプランによってストレージ容量が異なります。
Google Workspace の無料版では1ユーザーのストレージ容量は15GBが上限ですが、有料版は最低でもその倍の30GB が提供されます。
- Business Starter：30GB/ユーザー
- Business Standard：2TB/ユーザー
- Business Puls：5TB/ユーザー
- Enterprise：必要な容量を必要に応じて
また、Business Standard 以上のプランでは、ストレージ容量がプール制なので、組織内でフレキシブルに容量を使うことが可能です。
例えば、10人で Business Standard に契約した場合、組織としては 10×2TB＝20TB のストレージが使えることになります。
ファイル共有
Business Standard 以上のプランでは、共有のチームドライブ機能が備わっています。
ファイルやフォルダの共有をする際に、一人ずつ追加・除外するのではなく、予め設定したグループや特定のユーザー単位でも共有範囲を指定することが可能になります。
その他、組織外のユーザーとのファイル共有を許可・制限、共有先を特定のドメインに限定も可能なため、不用意な共有による情報漏洩のリスクも抑えることができます。
部署単位での共有やフォルダの管理が必要な場合に非常に役立つ機能です。
セキュリティ対策
各ユーザーのセキュリティ設定を確認・管理することができます。
ユーザーのパスワードの再設定、多要素認証のセキュリティキーの追加・削除、ユーザーのログイン Cookie のリセットなどが可能です。
また、日本政府の定めた「政府情報システムのためのセキュリティ評価制度」に登録されており、クラウドサービスとしても政府のお墨付きであると言えます。
自社サーバーではセキュリティ面に不安があったり、組織外のアクセス制限に難があったりする場合も少なくありませんが、Google Workspace ではこうした不安はありません。
リスクを抱えながら、常にアップデートや対策が必要なサーバー運用を疲弊しながらやっていく必要はなくなります。
管理コンソール
Google Workspace では管理者のみがアクセスできる管理コンソール画面があり、企業内の様々な情報を一元的に管理することができます。
管理コンソールでは、ユーザー、アプリ、お支払い方法、グループ・組織部門の設定、デバイス管理、セキュリティ設定、アカウント設定、ドメイン設定、管理者ロール等、多くの項目の管理・設定が可能です。
利用できる機能や実施できる項目は、操作する対象に与えられている管理者権限に応じて異なります。
なお、無料のGoogle Workspace のアカウントでは一括管理の機能がなく、ユーザー自身ひとりひとりで設定やセキュリティ対策を行う必要があります。
Google Workspace プラン
ここまでご説明してきた Google Workspace には Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise の4つのプランがあります。
使用できるアプリはほとんど共通ですが、ストレージ、会議のユーザー数、サポート内容に違いがあります。
必要な機能に併せて適切なプランをご選択いただけます。
プラン表
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise Essentials | Enterprise Standard | Enterprise Plus | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 月額費用 | ￥680 /user | ￥1,360/user | ￥2,040/user | ¥1,130/user | ￥2,600円/user | ￥3,400/user |
| ストレージ | 30 GB /user | 2 TB /user | 5 TB /user | 1 TB /user | 必要に応じて拡張可能 | 必要に応じて拡張可能 |
| 会議 | 100 userまで | 150 userまで | 500 userまで | 150 userまで | 500 userまで | 500 userまで |
| サポート | Standard サポート | Standard サポート（Enhanced サポートに有料でアップグレード可能） | Standard サポート（Enhanced サポートに有料でアップグレード可能） | Enhanced サポート（Premium サポートに有料でアップグレード可能） | Enhanced サポート（Premium サポートに有料でアップグレード可能） | Enhanced サポート（Premium サポートに有料でアップグレード可能） |
| 機能 | Gmail、カレンダー、Editors、Google Meet、Chat | Gmail、カレンダー、Editors、Google Meet、Chat | Gmail、カレンダー、Editors、Google Meet、Chat | カレンダー、Editors、Google Meet、Chat | Gmail、カレンダー、Editors、Google Meet、Chat、Vault | Gmail、カレンダー、Editors、Google Meet、Chat、Vault、AppSheet Core |
| 追加機能 | ・Google Meet: Google Meet ルーム、背景のぼかし、ホワイトボード機能、自動字幕起こし | ・Google Meet: ブレイクアウト セッション、共同管理、録画、QA、アンケート、出欠状況の確認 ・Google Chat: 高度なチャットルーム機能、セキュリティとレポートの管理 ・コラボレーション: PIN の確認による共有、ドキュメントの承認、共有のチームドライブ（ロードマップ） | Business Standard の機能 に加え ・Google Meet: リアルタイム翻訳、ミーティングのリアルタイム文字起こし ・セキュリティ: Vault、基本的な DLP 機能、高度なエンドポイント管理 | ・Google Meet: Web会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセル ・セキュリティ: アカウント管理機能、高度なセキュリティ機能 | ・Gmail: セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール ・Google Meet: Web会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセル、ドメイン内ライブ ストリーミング ・セキュリティ: 高度なセキュリティ、管理、コンプライアンスの制御機能（Vault、DLP、データ リージョン） | Enterprise Standard の機能 に加え ・Gmail: メールの S/MIME 暗号化、メールの添付ファイルに対する高度なスキャン ・Cloud Search: サードパーティ データのインデックスに登録 ・セキュリティ: エンタープライズ エンドポイント管理 |
まとめ
Google Workspace は、非常に利便性の高いオフィススイートです。
柔軟な働き方が求められる昨今において、必要不可欠な要素を兼ね備えています。
システム管理者の対応が煩雑になりがちな大企業はもちろん、社内にシステム担当者を置けない中小零細企業においても、大きな負担なく導入でき、手間も削減可能な Google Workspace は非常に頼もしい相棒となってくれるでしょう。
コストもリスクも最低限に留め、Google Workspace で課題を解決し、合理化・効率化でビジネスの幅を広げていきましょう。
