Microsoft Power Automateフローを作成し業務生産性を向上させよう

【入場無料】TD SYNNEX主催のIT展示会「Inspire 2024」10/24(木)東京国際フォーラムにて開催!

はじめに

皆さんは Microsoft Power Automate を使ったことはありますか?
私は約2年前からTipsサイト/ブログを見ながら、フロー作成を始めました。

私は開発者ではありませんが、Power Automate の「コードを使わずに自動化できる」ところにとても魅力を感じています。特にPower Automateを駆使してExcelデータの更新や、定期メールアラートを送るなど、繰り返し行う単純な作業の自動化に使用しており、大変重宝しています。

また、Microsoft 365 Copilot についても今気になる部分かと思います。Microsoft 365 Copilot は、MicrosoftのAI技術を利用して、コードや文章を自動生成したり、改善したりするツールです。

最近はCopilotの人気が高まっていますが、Microsoft 365 Copilot の実質的な提供はまだこれからです(一部大型プログラム向けでの提供は2023年11月より開始済み)。しかし、Microsoft 365 にはすでに Power Automate というAIを活用できるサービスがあります。ぜひAIの世界を体験してみましょう。

今からTipsをご紹介しますので、開発者ではない方もぜひご参考にしていただければ幸いです。

最近話題の Copilot の紹介

本題に入る前に、最近話題のAIアシスタント「Copilot(コパイロット)」の機能が Power Automate でも使えますのでご紹介したいと思います。

例として「毎週金曜日の午前10時にメールを送る」というフローを生成してみましょう。

1. Power Automateのホームから作りたいフローを入力し、「生成」をクリックします。

2. 提案されたフローが表示されるので、「次へ」をクリックします。

3. Outlook等の接続を確認したら「フローを作成」をクリックします。

4. 一番上のトリガーコネクタをクリックします。

5. 「タイムゾーン」と「スタート日時」が空白になっているので、手動で入力します。
完了したら右上の「<<」マークで折り畳みます。
※その他の項目は自動で設定されています。

6. 一番下のアクションのコネクタをクリックします。

7. メールの宛先、件名、本文を入力します。
完了したら右上の「<<」マークで折り畳みます。

8. 最後に「保存」をクリックし、テストをします。

Copilotを使用することで、わずか4-5分程度で完成させることができました。

1. Power Automateの概要

Power Automateとは?

Microsoft から提供されている簡単に業務の自動化を行うことができるツールです。
特徴としては、プログラミング技術を必要としないため、誰でも簡単・手軽にフローを作ることができます。

Power AutomateとPower Automate Desktopの違いは?

Power Automate:ネット上の操作を自動化(M365、Power Platform、GoogleなどのWebサービス、TwitterなどのSNSサービス)
Power Automate Desktop:PC上の操作を自動化(Excel、ファイル、Webブラウザ、OSなどの操作)

トリガーとアクションとは?

Power Automateフローには「1つのトリガー」と「1つ以上のアクション」が必要です。それぞれどのような意味があるでしょうか。

トリガー:フローを開始させるためのコネクタです。
自動化された作業を開始する合図のようなもので、フローに1つのみあります。
 (例:毎朝8時、Formsの投稿があった時など)

アクション:自動化された処理の動作の部分のコネクタです。フローに1つ以上あります。
 トリガーがあった後に処理されます。
 (例:MS Listsに自動転記する、ファイルを削除、ファイルを移動)

※必要なライセンス:Microsoft 365 F3 以上
Microsoft 365 Enterprise のプランの比較 | Microsoft 365

2. Power Automateフローを作成(トリガー)

a. MS Formsのアンケートをトリガーにする(トリガー)

「Formsの投稿があった場合に、その内容をリストに転記し、さらにメンションをつけてTeamsに投稿する」というフローを作成してみたいと思います。アンケート内容をリスト化したいときなどに活用できると思います。

こちらが完成シーケンス図です。

お客様がご利用になられるHome (sharepoint.com)を開き、左上の

の中の「Power Automate」を開きます。

「作成」⇒「自動化したクラウドフロー」をクリックします。

  • Microsoft Forms を開き、トリガーにしたいFormsを開きます。
  • 「id=」の後のすべてのURLをコピーします。(下図、URL欄の青い文字列が該当します)

※Formsがまだ作成されていない場合は、新規で作成します。
※必ずTeamsグループを作成して、そこにFormsを保存してください。またTeamsグループはSharePointと連携することを推奨します。

◎Formsの個人からグループへの移動方法:
フォームをグループに移動する – Microsoft サポート

◎SharePointとTeamsグループの連携方法:
SharePoint から Microsoft チームを作成する – Microsoft サポート

  • 作成したFormsをPower Automateコネクタに設定するためのコネクタをカスタマイズします。Power Automateに戻り「新しい応答が送信される時」の「カスタム値の入力」をクリックします。

先ほどコピーしたURLを「フォームID」にペーストします。これでトリガーは設定完了です。

3. Power Automateフローを作成(アクション)

b. トリガーの内容を取得する(アクション)

  • トリガー「新しい応答が送信される時」の下に表示される「新しいステップ」をクリックします。
  • 「操作を選択してください」と表示されるので「forms」と検索し、「応答の詳細を取得する」を選択します。
  • トリガーと同じ様に「フォームID」に「カスタム値の入力」からフォームスのIDをペーストします。
  • 「応答ID」はクリックすると「動的なコンテンツ」が表示されるので「応答ID」を選びます。

c. トリガーの内容をリストに転記(アクション)

  • リストの転記のフローを作成する前に事前に転記先のリストを用意します。ご利用になられる Home (sharepoint.com)を開き、左上の

の中の「Lists」を開き、新規でリストを作成します。
※必ず自分のローカルではなく、Teams上に保存してください。運用上、Formsと同じTeamsグループ上に保存をお勧めいたします。

◎Listsの作成方法:
リストを作成する – Microsoft サポート

  • Power Automateに戻り「応答の詳細を取得する」コネクタの下に表示される「新しいステップ」をクリックします。
  • 「操作を選択してください」と表示されるので「SharePoint Lists」or 「SharePoint」と検索し、「項目の作成」を選択します。

※Listsは「SharePoint Lists」に該当するため、SharePointのコネクタになります。

  • 「サイトのアドレス」にリストの保存先のSharePointを入力し、「リスト名」にはリストの名称を入力します。
  • 以下の項目はリストの項目が表示され「動的コンテンツ」からFormsの項目が表示されるので当てはめます。これでトリガーの内容をリストに転記するフローが完成です。

d. トリガーの内容をTeamsにメンションを入れて送る(アクション)

  • 「項目の作成」コネクタの下に表示される「新しいステップ」をクリックします。
  • 「操作を選択してください」と表示されるので「teams」と検索し、「ユーザーの@mentionトークンを取得する」を選択します。
  • 「ユーザー」にメンションするユーザーのプリンシパルIDを入れます(お客様環境によっては組織ドメインに紐づけられた個別のIDです)。
  • 「ユーザーの@mentionトークンを取得する」コネクタの下に表示される「新しいステップ」をクリックします。
  • 「操作を選択してください」と表示されるので「teams」と検索し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。
  • 「投稿者」にTeamsの差出人を入力し、「投稿先」には「Channel」を入力します。「Teams」は投稿先のTeamを選択し、「Channel」は投稿先のTeamのチャネル名を入れます。
  • 「Message」は投稿する内容を入れます。メンションとリストの項目を入れる際は「動的コンテンツ」からメンションとリストの項目が表示されるので当てはめます。最後に「保存」します。これでトリガーの内容をTeamsアラートにて通知するフローが完成です。

4. Power Automateフロー作成をテスト

本番運用前にテストしてみましょう。

  • 作成したフローのトップページを開き、「オンにする」をクリックします(オンになると「オフにする」に表示が切り替わります)。
  • 「編集」をクリックします。
  • 「フローチェッカー」を開き、異常がないことを確認します。「テスト」を開き、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。
  • 実際にFormsに投稿します。リストに転記、Teamsに通知が投稿されていることを確認してください。
  • Power Automateにはテスト結果が表示されます。

※エラーになった際は「フロー実行に失敗しました」と表示されます。エラー内容を確認してフローを修正してください。

【番外編】Power Automate Desktopフローを作成

  • 週1でチームメンバーが週報を記載し、そのデータをマネージャーの専用フォルダーに移動する(応用編にチャレンジしてみましょう)フロー名:週報
課題毎週チームメンバーの記載をまとめた報告書をマネージャーへ提出する必要があるが、各メンバーへのリマインドや記載確認、マネージャーへの提出・報告に時間を要している。また、このことが他業務への集中も妨げている。
作成フロー①記載した週報データをマネージャー用のフォルダに移動させる
(Power Automate Desktopにて作成)
②毎週金曜日13:30にチームメンバーに週報を記載してもらうようにスケジュールを組む
③毎週金曜日16:30にマネージャーに連絡をするために未来の時間を取得する
④記載完了したら、チームメンバーに承認ボタンを押してもらう
⑤③で設定した未来の時間を延長期間として設定する
⑥①で作成したPower Automate Desktopフローをクラウドフローに追加する
⑦毎週金曜日16:30にマネージャーにメールで今週の週報のデータリンクを送る
⑧フローを保存する
動画URLMicrosoft Power Automate フロー作成手順のご紹介 – YouTube
使用ツールPower Automate、Power Automate Desktop
この記事内容を実際にお試しになられる方のご経験(目安)、必要なライセンスこの記事内容を実際にお試しになられる方のご経験:基本的なPC操作が行える程度 ライセンス:Power Automate Premium、Microsoft 365 F3 以上
作成時間(目安)約30分
導入効果週報のまとめと提出に要していたトータル30分程の時間を削減。他業務へ集中できるようになったことで、業務効率も向上した。また、このルーティン業務の自動化によって外出や休暇取得の障壁もなくなった。

① 記載した週報データをマネージャー用フォルダーに移動させる
(Power Automate Desktopにて作成)

  • 最初にクラウドフローに設定するアクションをPower Automate Desktopにて作成する。
  • Power Automate Desktopのアプリを立ち上げる。
  • フロー名を記載して「作成」をクリックする。
  • アクションの「フォルダー」から「フォルダー内のファイルを取得する」を選択する。

• フォルダーにコピーするファイルのフォルダーの保存場所を記載する。
• 生成された変数をクリックしてコピーする。

※次ステップで使用するためこの作業が必要になる。
※今回の場合は「%Files%」をコピーする。
• 「保存」をクリックする。

• アクションの「ファイル」から「ファイルのコピー」を選択する。

• 前のステップ「フォルダー内のファイルを取得する」でコピー
したテキストを「コピーするファイル」にペーストする。
• 「宛先フォルダー」にコピー先のフォルダーのパスを記載する。
• 「保存」をクリックする。

• 「フォルダー内のファイルを取得」と「ファイルのコピー」のフローが保存されていることを確認する。
• 「保存」をクリックしてPower Automate Desktop全体のフローを保存する。

② 毎週金曜日13:30にチームメンバーに週報を記載してもらうようにスケジュールを組む
次にクラウドフローにて「繰り返し」のトリガーを作成する。
クラウドフローを作るためにhttps://make.powerautomate.com/を開く。
「新しいフロー」から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択する。

別ウィンドウが立ち上がるので「開始日」「時間」
「設定曜日」を設定し、「作成」をクリックする。

画像のように、クラウドフローにトリガーが設定される。

③ 毎週金曜日16:30にマネージャーに連絡をするために未来の時間を取得する

次にクラウドフローにて「未来の時間の取得」のアクションを作成する。
②で作成したトリガーの後に「次のステップ」を入れる。
「未来の時間の取得」を検索して選択する。

16:30にマネージャーに連絡するために13時半の3時間後の「3時間」と設定する。

④ 記載完了したら、チームメンバーに承認ボタンを押してもらう
次にクラウドフローにて「開始して承認を待機」のアクションを作成する。
②で作成したアクションの後に「次のステップ」を入れる。
「開始して承認を待機」を検索して選択する。

各項目を設定する。
「承認の種類」・・・すべてのユーザーが承認必要か否か選択
「タイトル」・・・Teamsでの承認アラートの際の件名
「担当者」・・・承認アラートを送る担当者のメールアドレス
「詳細」・・・承認アラートの本文
「アイテムリンク」・・・週報のデータ保存場所
「アイテムリンクの説明」・・・メールでの承認アラートの際の件名

※承認のアラートはTeams、メールどちらにも送られる。(どちらかの承認ボタンをクリックすれば承認したことになる)

⑤ ③で設定した未来の時間を延長期間として設定する
次に「延長期間」のアクションを作成する。
④で作成したアクションの後に「次のステップ」を入れる。
「延長期限」を検索して選択する。

「動的なコンテンツの追加」をクリックする。
して③で設定した「未来の時間」を選択する。

「延長期間」のタイムスタンプに「未来の時間」が設定される。

⑥ ①で作成したPower Automate Desktopフローをクラウドフローに追加する

次に「デスクトップ用Power Automateで構築したフローを実行する」のアクションを作成する。
⑤で作成したアクションの後に「次のステップ」を入れる。
「デスクトップ用Power Automateで構築したフローを実行する」を検索して選択する。

① で作成したPower Automate Desktopフローを検索して選択する。

実行モードを「アテンド型(サインイン時に実行)」に設定する。 ※アテンド型は、有人モードとも呼ばれ、クライアントPCに誰かのアカウントがサインインされているときに実行できる。

⑦ 毎週金曜日16:30にマネージャーにメールで今週の週報のデータリンクを送る

次に「メールの送信(V2)」のアクションを作成する。
⑥で作成したアクションの後に「次のステップ」を入れる。
「メールの送信」を検索して選択する。
※「メールの送信(V2)」を選択する

「メールの送信(V2)」の各項目を設定する。
「宛先」・・・週報を送るマネージャーのメールアドレス
「件名」・・・メールの件名
「本文」・・・メールの本文

※必要があればCCを入れる。

⑧ フローを保存する
「保存」をクリックしてフロー全体を保存をする。

完成フロー図

※「フローチェッカー」「テスト」でエラーがないか確認する。
※こちらでご紹介したPower Automateの仕様は2023年11月現在のものを使用しています。変更になる場合がございますので、ご了承いただけますようお願いいたします。

まとめ

最後に、まとめさせていただきます。
Power Automateとはプログラミングなしで業務を自動化するツールです。またPower Automateは大きく分けて下記の2種類があります。

  1. Power Automate:ネット上の操作を自動化(Microsoft 365、Power Platform、GoogleなどのWebサービス、X(Twitter)などのSNSサービス)
  2. Power Automate Desktop:PC上の操作を自動化(Excel、ファイル、Webブラウザ、OSなどの操作)

さらにPower Automateにはフローを開始させるためのコネクタである「アクション」と自動化された処理の動作の部分のコネクタである「トリガー」で構成されています。それらを組み合わせてフローを作成します。

弊社では Power Automate を含めた Microsoft 365 ライセンスを取り揃えております。あわせて、導入・活用支援サービスも実施しておりますので、ご興味のある方は以下のリンクをご参照ください。

TD シネックスが提案する Microsoft Power Platform 導入、活用支援サービス | TD SYNNEX株式会社

マイクロソフトのRPA製品「Power Automate Desktop 」の導入で定型業務の大幅な効率化・省力化を低コストで実現 | TD SYNNEX株式会社


[著者プロフィール]
TD SYNNEX 株式会社 | 木内 友理
ビジネスオペレーションズ本部 ビジネスオペレーションズ部 プロセス開発チーム

現在、Business Process Analystとして、主にPower Platformにおける自動化/業務改善や、Dynamics365のCRMの運用サポート/ワークフローの構築を行う。
小学生の時に家にMacintoshのコンピュータが置いてあったことがきっかけで、毎日のようにPCに向かう日々を送る。
大学生時代にはHTML言語に出会い、言語の習得を始める。
自身のモットーは「面白きこともなき世をおもしろく すみなすものは心なりけり」
日々の生活や業務をエンターテインメント化させることに喜びを見出す。
趣味は野球観戦であり、千葉ロッテマリーンズと東京ヤクルトスワローズの大ファンである。

製品・サービスについてのお問合せ

情報収集中の方へ

導入事例やソリューションをまとめた資料をご提供しております。

資料ダウンロード
導入をご検討中の方へ

折り返し詳細のご案内を差し上げます。お問い合わせお待ちしております。

お問い合わせ