Google Apps Script とは？メリットと機能の紹介
Google Workspace に用意されているスクリプト言語である Google Apps Script のメリットと用途を紹介します。
はじめに
日々のルーチンワークを自動化・効率化したいと思ったことはありませんか。
新たにシステムやアプリの開発をすることなく、自動化・効率化を実現する方法として、Google Apps Script（以下GAS）というスクリプト言語があります。
GASを活用することで、Google Workspace の統合、自動化、拡張を構築することができ、作業の効率化・生産性の向上に寄与します。
この記事では、Google Workspace を効率化する上で活躍する GAS について紹介します。
GAS（Google Apps Script）とは
GAS は、Google Workspace のカスタムソリューション構築用のコードプラットフォームです。
Google Workspace の統合、自動化、拡張を行うためのツールであり、簡単にはじめることができます。
GAS を用いることで、単純作業の自動化やアプリケーション間の連携を行い、生産性の向上に寄与します。
GAS のメリットとして、学習コストが低いこと、開発環境の構築が不要なこと、Google サービスとの連携が簡単であること、スクリプトの実行が自動化できることなどが挙げられます。
学習コストが低い
GASは HTML、CSS、JavaScriptといった一般的なウェブのスクリプト言語を用いて開発します。
ウェブサイトのコーディング知識があれば作成できるため、学習コストが低く既存の知識で対応が可能です。
また、一般的な言語を用いているため、ネット上に知恵の蓄積が多く存在し、解決法を探しやすいのも強みです。
開発環境の構築が不要
他の Google Workspace のアプリ同様、GASはブラウザから操作します。
ブラウザ上の GAS エディタにコードを書き込み、実行やデバッグを行う仕組みであり、開発環境は用意不要ですぐに開発をはじめることができます。
開発環境の構築が不要なため、着手までの時間と手間を削減することができ、環境による不具合も発生しにくくなります。
Google のサービスとの連携が用意
GAS はGoogle Workspace のアプリとの連携が非常に簡単になっています。
相性が良い Google スプレッドシートで活用されることが多いほか、Gmailやカレンダーなどのツールにおいても利用されます。
データのやりとりを行う際は認証する必要がありますが、Google アプリ内部での認証が簡単です。
Google アカウントで紐づけされているため、他の開発手段と比べて非常に少ない手順で認証を行うことができます。
実行の自動化
GAS はスクリプトを実行するタイミングを任意で設定することが可能です。
特定の日時、スプレッドシートを開いたタイミング、フォームに回答が届いたタイミングで実行など、細かく設定できます。
設定しておけば自動的に実行されるため、営業時間外でも必要な処理をこなすことが可能になります。
この際、スクリプトを実行させるために端末を起動させておく必要はありません。
利用
GAS は Google Workspace 上での活用の他にも、外部ウェブサービスとの連携、ウェブアプリケーションの開発などが可能です。
スプレッドシートでの活用
GAS と相性の良い Google Workspace のアプリは、なんといってもスプレッドシートです。
ルーティンワークや特定の作業に特化した便利な機能の作成に非常に活躍します。
＜例＞
- 別のスプレッドシートやGmailなどからデータを記入する際の自動化
- 複数条件に対応したVLOOKUP関数の作成
- 税込み金額を返したり西暦と和暦を変換する関数の作成
参考：スプレッドシートの複数条件VLOOKUP関数のGAS化
Gmail での活用
Gmail では、メールを受信した際にアクションする、特定のアクションがあった際にメールを送信するといった活用が可能です。
メールの送受信それぞれの場面で「あると便利なちょっとした要望」を実現させることができます。
＜例＞
- 届いた問い合わせメールをスプレッドシートに転記する
- Google カレンダーから予定を取得して内容を Gmail から送信する
参考：Gmailの検索と内容取得をするGAS
参考：Googleカレンダーから予定を取得し毎朝メールでお知らせするGAS
外部ウェブサービスとの連携
Google Workspace だけではなく、APIを公開しているサービスと連携することも可能です。
外部APIを使用し、提供される情報をGASで処理します。
Google Workspace 以外にも、複数のウェブツールを利用している場合に役立てることができます。
例えば「Slack や Chatwork など と連携させ、Gmail で特定の相手からメールがあった場合に Slack に投稿する」、「Google カレンダーの今日の予定を Chatwork に通知する」、「天気予報APIから取得した天気をスプレッドシートに入力する」といった活用が考えられます。
外部APIを利用すると、情報の送受信の幅が広がり、GASでできることの選択肢を広げることができるのです。
ウェブアプリの開発
GASには、作成したツールを公開する機能があり、ウェブアプリとして公開することができます。
Googleサーバー上で実行されるため、運用にサーバーを用意する必要がないことも強みです。
Webでタイムカードを打刻して集計するアプリケーションや、営業案件の管理するアプリケーションなど、組織の必要に応じたオリジナルの機能を持たせることができます。
もちろん、Google Workspace 上のサービスや、外部ウェブサービスとの連携も可能なため、非常に柔軟なアプリケーションを作成することが可能です。
ただし、GASで処理ができるのは端的に言えばウェブに関することに限定されるため、「メーラーソフトを起動する」「パソコン上のファイルを利用する」といったWindowsオブジェクトの操作や処理を行えない点には注意が必要です。
まとめ
GASはかゆいところに手を届かせることのできる機能です。
言語も一般的なウェブ言語を利用し、開発環境を用意する必要もないため、導入のハードルが低く済みます。
特に普段からGoogle Workspace を業務に利用している企業にとっては、活用した際のメリットが大きく感じられることでしょう。
業務の中にあるルーチンワークや自動化させたい箇所があれば、GASの利用を検討してみてください。
Google Workspace だけでは微妙に不便、もう少し便利にしたいと感じている場合、GASを用いることで不足を満足に変えることができるかもしれません。
参考：GASの技術ブログ
GASを活用し、作業の効率化・生産性の向上にお役立てください。
