アルバイトも含む全従業員がセキュアに使える情報共有環境を Google Workspace で実現
生産性向上
導入企業
SALES ROBOTICS株式会社
「ビジネスインフラとして価値ある働き方を創造する」というビジョンのもと、インサイドセールス支援事業とマルチコンタクトBPOセンター事業を中心に多様なサービスの提供を通じて、クライアント企業が営業・マーケティング・顧客サポート業務で抱えるさまざまな課題の解決を強力にサポートする。
導入プロダクト
インサイドセールス支援や各種BPO サービスで数多くの実績を誇るSALES ROBOTICS株式会社では、社員だけでなくアルバイトスタッフも含めた全従業員に高機能かつセキュアな情報共有・コミュニケーション基盤を提供すべく、TD SYNNEX を通じて Google Workspace を全社導入。自社の業務効率の大幅な向上を実現するとともに、今後は Google Workspace のリセラーとしてもクライアント企業にその導入・運用ノウハウを提供していくとしている。
目次
- アルバイトスタッフの情報共有・コミュニケーション環境に課題が
- TD SYNNEX 経由で「Google Workspace」を全従業員向けに導入
- 効率的かつセキュアな情報共有の手段を全従業員に提供
アルバイトスタッフの情報共有・コミュニケーション環境に課題が
東京都日本橋に本社を構えるSALES ROBOTICS株式会社は、インサイドセールスの運用支援サービスや、コールセンター・採用活動・バックオフィスなどの各種BPOサービスなどの提供を通じて、これまで数多くの企業の事業成長を強力に支援してきた企業。
そんな同社は現在、Google Workspace の全社導入を機に社内外のコミュニケーションをより円滑にし、さらなる事業成長を図ろうとしている。SALES ROBOTICS株式会社 情報システム室 花村武志氏によれば、Google Workspace を導入する以前は、特にアルバイトスタッフが情報共有やコミュニケーションを行うための環境に幾つかの課題があったという。
「弊社ではもともと情報共有およびコミュニケーションの基盤として Microsoft 365 を導入しており、社員全員にアカウントを付与していました。一方、弊社のインサイドセールスやコールセンターの現場で働くアルバイトスタッフの方々については、業務上必要な一部のスタッフに限ってアカウントを付与していました」
社員や一部のアルバイトスタッフが、Microsoft 365 のメールや SharePoint/OneDrive の共有フォルダを通じて効率的な情報共有やコミュニケーションを実現していた一方、Microsoft 365 のアカウントが付与されていない大半のアルバイトスタッフは、チーム内で情報を共有するためにチャットサービスを使ってPDFファイルやテキストファイルを送り合うなど、かなり非効率なコミュニケーションを余儀なくされていたという。
このような環境下では、いずれスタッフが私用のメールアカウントや無償のクラウドストレージサービスなどを業務で利用し始め、セキュリティ上のリスクが生じる恐れもあった。そこで花村氏らは、こうした課題を解決するために社内のコミュニケーション・情報共有基盤を根本から見直すことにした。
TD SYNNEX 経由で「Google Workspace 」を全従業員向けに導入
アルバイトスタッフも含めた全従業員に情報共有基盤へのアクセス権を付与するためには追加のライセンスコストが必要になるが、既存のセキュリティソフトをより低コストかつ高性能なものにリプレースすることでそのための予算を捻出した。その上で、新たに導入する情報共有・コミュニケーション基盤の製品選定に着手した。
当初は、もともと導入していた Microsoft 365 のアカウント追加も検討したが、現場スタッフ向けの廉価版ライセンスでは共有ファイルの編集権限に制限が掛かるため、現場の業務要件を満たせないと判断した。そこでこれに代わって導入候補の筆頭に挙がったのが、Google Workspace だった。同製品に着目した理由について、花村氏は次のように述べる。
「Google のサービスは非常に使い勝手がよく、もともと個人で利用している従業員が多いため、導入に当たっての教育コストを抑えられると考えました。また現場スタッフ向けの廉価版ライセンスである「Frontline Starter」は共有ファイルの編集も可能であるため、インサイドセールスやコールセンターの現場で勤務シフトやトークスクリプトなどの共有ファイルを複数のスタッフ間で共同編集することも可能になります」
加えて同社では、単に社内で Google Workspace を利用するだけに留まらず、クライアントに対して Google Workspace のライセンスを Google Cloud の認定リセラーとして販売するビジネスも検討していた。そのためのパートナー企業を選定するに当たり、複数の企業を比較検討した結果、最終的に同社が選んだのがTD SYNNEX だった。
「他のディストリビューターと比べて、TD SYNNEX社はより積極的にさまざまな提案をしてくれました。かつ弊社で Google Workspace を導入する際にも手厚くサポートしていただき、導入後も継続的に最新の情報を提供してもらっているので大変助かっています」（花村氏）
なお、TD SYNNEX アドバンスドソリューション部門 ハイブリッドクラウドPM 本部 マルチクラウドビジネス開発部 部長 大坪武史氏によれば、同社では Google Workspace の提案や導入支援に際しては、万全のサポート体制を敷いているという。
「Google の専門的な知見を持つスタッフを集めた弊社の専門チームがお客様のサポートに当たるほか、その後ろにはさらに Google のテクノロジーに特化した技術者チームも控えていますので、単に製品のライセンスを提供するだけでなく、提案から導入、運用に至るまであらゆるフェーズでお客様を強力にサポートできます」
効率的かつセキュアな情報共有の手段を全従業員に提供
こうしてTD SYNNEXの強力な支援のもと、同社は Google Workspace の全社導入を進めていった。もともと Microsoft 365 のライセンスが付与されていた社員・スタッフに対しては Google Workspace の「Business Standard」ライセンスを付与する一方、現場のアルバイトスタッフには機能が制限されている代わりに価格が低く抑えられた「Frontline Starter」ライセンスを付与することで、全体の導入コストを抑えることができた。
また現場のアルバイトスタッフは、Google Workspace のメールが利用できるようになったほか、Google ドライブを通じてファイルをスタッフ間で共有できるようになったことで、業務効率が大幅に向上するとともに、情報流出のリスクも減らすことができたという。
「Google Workspace のセキュアな環境内で安全にファイルを共有できるようになったことで、シャドーITによる情報流出のリスクを排除できました。また現場で作成されるファイルデータはこれまではさまざまな場所に散らばって保管されていましたが、これらを1カ所に集めることでセキュリティ対策やガバナンス管理もしやすくなると同時に、今後のAI活用に向けた環境も整備できました」（花村氏）
AIを有効活用するためには、学習データを効率的に収集・管理できる環境が必須だが、今回の Google Workspace 導入によって Google が提供する各種AI機能との親和性が高まったとともに、これまで散在していた各種業務データをクラウド環境上に集約することでよりAIが活用しやすい環境が実現できたという。
「Google Workspace のアカウントで「NotebookLM」「Gemini Deep Research」といった Google の各種AI サービスが使えるようになったことで、AIの業務利用の可能性がさらに広がりました。既に NotebookLM に業務データを読み込ませて、業務ノウハウをスタッフ間で共有するための取り組みが始まっています。今後はこうした各種ノウハウを生かして、ユーザーとしてだけではなくリセラーとして Google Workspace の価値を弊社のお客様に届けていきたいと考えています」（花村氏）
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